香港で会社を運営していると、電話対応に多くの時間を割かなくてはならないことがあります。電話対応は、顧客対応や取引先とのやり取りなど、香港でのビジネスにおいて重要な役割を果たします。しかし、電話対応に時間を取られすぎて、本来の業務に集中できないという悩みを抱えている経営者も多いのではないでしょうか。

そんな時に、電話をスムーズに取り次ぐために役立つのが「電話取次ぎサービス」です。専門スタッフが電話を取り次ぐため、時間と労力を節約でき、言語の壁を気にせず安心してビジネスを進められ、大切な取引先への対応を丁寧に行えるといったメリットがあります。今回は香港の会社運営で電話をスムーズに取り次ぐために知っておきたい、電話取次ぎサービスの基本的な流れをご紹介します、

まず、香港の電話取次ぎサービスには、「共有電話回線サービス」と「専用電話回線サービス」の2種類あります。共有電話回線サービスは、複数の会社で1つの電話番号を共有するサービスで、自社で電話回線を設置するよりもコストを削減できます。専任のスタッフが電話を取り次ぐため、会社自体が電話対応に費やす時間を大幅に減らし、本来の業務に集中できます。

共有電話回線サービスの基本的な流れは、電話取次ぎサービス会社と契約し、共有電話回線サービスを申し込みます。契約するとサービス会社から、共有電話番号の通知があります。共有電話回線に着信があると、サービス会社のスタッフが電話に出て、スタッフは、電話相手の電話番号、社名、名前、要件を確認します。必要に応じて、簡単なメッセージを受け取ることも可能です。電話を切った後、サービス会社のスタッフがお客様のEメールアドレスに、電話相手の電話番号、社名、名前、要件を送信します。

一方、専用電話回線サービスは、1つの電話番号を1つの会社で独占的に使用するサービスです。香港の電話番号を名刺やホームページに記載することができ、会社のイメージをアップしたい場合や、より丁寧に電話を取り次ぐ場合におすすめです。専用の回線を使用するため、共有電話回線よりもコストは高くなりますが、希望の言語で電話対応をしてもらえるので、言語の壁を気にせず安心してビジネスを進めることができ、会社独自のこだわりにも柔軟に対応してくれます。

専用電話回線サービスの基本的な流れは、電話取次ぎサービス会社と契約し、専用電話回線サービスを申し込みます。契約するとサービス会社から、専用電話番号が発行されます。専用電話回線に着信があると、サービス会社のスタッフが希望言語で電話に応対します。電話相手の電話番号、社名、名前、要件を確認し、必要に応じて、詳細なメッセージを受け取ることも可能です。電話を切った後、サービス会社のスタッフがお客様のEメールアドレスに、電話相手の電話番号、社名、名前、要件を送信します。

香港では、小規模なスタートアップから大手企業まで、多くの会社がこの電話取次ぎサービスを使用し、電話を取り次ぐ業務をアウトソーシングしています。もちろん、会社の規模や業種に関係なく利用でき、例えば、香港に拠点がない会社でも、現地スタッフを雇うことなく電話を取り次ぐ業務を外部に委託することができます。日本語、英語、中国語など複数の言語で電話対応したい会社にとっては、多言語で電話を取り次ぐサービスがあり、多様な顧客層に対応することで、ビジネスの拡大に繋がります。また、コストを抑えたい会社にとっては、共有電話回線サービスを使用し、初期投資を抑えつつ、効率的に電話を取り次ぐことが可能になります。さらに、顧客からの問い合わせやクレーム対応など、様々なシーンで活用でき、会社は顧客サービスの質を向上させることができますので、顧客満足度の向上にも繋がります。

このように、香港の電話取次ぎサービスは、自社で電話を取り次ぐことなく、香港で会社運営が可能となる非常に便利なサービスです。また、これから香港で会社設立を考えている方にもおすすめのサービスです。共有電話回線サービスと専用電話回線サービス、それぞれの特徴を理解し、自社のニーズに合ったサービスを選ぶことで会社のイメージアップや業務の効率化を図り、ビジネスを成功させましょう。